Externaliser la gestion du poste client pour élever la qualité des services proposés
Les clients représentent pour une entreprise l'actif le plus précieux et le plus important. Il est toujours plus important d'acquérir de nouveaux clients, ce qui est 10 fois plus compliqué que conserver un client existant. A cet effet, des factures impayées peuvent donc multiplier les risques financiers. Face aux évolutions technologiques, au contexte concurrentiel intense, à l'internalisation des marchés et aux exigences des clients de plus en accrues, assurer la pérennité des entreprises devient un enjeu majeur qui nécessite des compétences fortes à tous les niveaux pour élever la qualité de service proposée aux clients. Les entreprises doivent donc sortir de leurs périmètres internes et trouver ailleurs des savoir-faire plus spécialisés afin de gérer au mieux en interne leur fonction clé.
GESTION DES ENCOURS DANS LES TPE, PME et les GRANDES ENTREPRISES
La gestion du poste client dans une grande entreprise se fait par l'intermédiaire d'une comptabilité clients très bien structurée et d'un service de recouvrement. Ces derniers procèdent à des relances quotidiennes pour le recouvrement de leurs créances. Quant aux PME, les fonctions de gestion administrative, comptable et commerciale ne sont pas exercées par différents services spécialisés, mais souvent par un nombre réduit de personnes qui assurent souvent le recouvrement des retards de paiement et procèdent également à des relances. En ce qui concerne les TPE, ils ne disposent pas de structures spécialisées dans le recouvrement. La pratique de la relance est quasi inexistante. Compte tenu de leur taille très faible, les membres sont obligés de combiner plusieurs rôles à la fois.
LE RECOUVREMENT A l'ÈRE DES TECHNOLOGIES MODERNES
Les évolutions technologiques de ces dernières années ont permis aux sociétés de recouvrement de considérablement se moderniser, en effet elles peuvent a présent travailler pour des clients situés dans d’autres villes et même d’autres pays. En effet via une connexion sécurisée, les serveurs de l’agence de recouvrement vont pouvoir récupérer les écritures comptables sur les serveurs de leurs clients. Les relances se font même à l’international. En effet les agences de recouvrement modernes ont un réseau international de partenaires pouvant intervenir sur des dossiers à l’étranger. Recouvrir des retards de paiement à l’international est un des nouveaux services des sociétés de recouvrement.
L’EXTERNALISATION DU POSTE CLIENT, UNE SOLUTION ÉCONOMIQUE ET EFFICACE POUR VOS CRÉANCES
Les sociétés de recouvrement proposent aujourd’hui des services prenant en charge la gestion de la totalité des encours d’une société ainsi que les procédures contentieuses. Faire la liste des services que propose une société de recouvrement et montrer qu’aujourd’hui il est plus rentable de confier son portefeuille de client à relancer à une société de recouvrement plutôt que de faire les encaissements en interne pour des raisons de cout (embauche d’un salarié dans une grosse structure ou surcharge de travail pour le directeur, la comptable dans une plus petite structure). De plus pour la relation client, celle-ci est à présent confiée a des spécialistes (Credit Manager) qui avec leur formation et leur expérience sauront établir une relation de confiance avec le client (débiteur) pour garantir les encaissements de son client (mandataire).
Ce que vous devriez faire ?
Nous conseillons aux PME et TPE d'opter pour l'externalisation de la relance clients car elle est plus simple et plus flexible à mettre en place. Ce qui permet de palier rapidement à la défaillance en interne du recouvrement voire combler son absence. Les solutions offertes par les spécialistes externes en recouvrement de créances permettent d’obtenir des résultats immédiats et donc de multiplier les gains de trésorerie. Par ailleurs, c'est une solution qui s'adapte parfaitement aux exigences de flexibilité de ces entreprises. Les contrats souples d'externalisation ont pour avantage d'ajuster cette charge à l'activité de l'entreprise. Les grands entreprises, quant à eux, généralement disposent d'une comptabilité clients structurée et d'un service de recouvrement des factures impayées. Ils peuvent néanmoins avoir recours à des spécialistes à l'externe pour leurs encaissements. Des opérations « coups de poing » lancées par un cabinet de recouvrement de créances permettent de récupérer un maximum de liquidité en un temps records. Ces prestations deviennent alors complémentaires des relances quotidiennes réalisées par ces entreprises. Sachez enfin qu’il ne faut pas hésiter à tester plusieurs sociétés de recouvrement car l’ancienneté n’est absolument pas un critère d’excellence. N'oubliez surtout pas de comparer les différentes offres et s’informer auprès des références, autres clients du cabinet de la qualité de leur travail, car il faut le savoir, une facture impayée et mal relancée est une créance à venir. Pourquoi donc s'échiner à vouloir tout faire ?